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La numérotation des devis et factures dans INFast
La numérotation des devis et factures dans INFast

Afin de répondre aux exigences de l'administration fiscale, INFast attribue à chaque devis et facture un numéro unique.

Alexandre Léglise avatar
Écrit par Alexandre Léglise
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Chaque document créé dans INFast possède une référence unique qui est affichée en haut à droite des devis et factures et qui est toujours accompagnée d'un numéro de version :

La référence des documents est créée selon le format de numérotation que vous utilisez.

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Les différents formats de numérotation des documents

Lors de la création de votre premier document, vous avez choisi un format parmi les 4 formats suivant :

F-000001

Numéro simple sans remise à zéro

F2024-00001

Numéro avec année. Remise à zéro annuelle.

F202405-00001

Numéro avec année + mois. Remise à zéro mensuelle.

F202405-00001

Numéro avec année + mois. Remise à zéro annuelle.

Si vos documents ont un format de numérotation différent, il se peut que vous ayez utilisé le format historique de numérotation qui n'est plus proposé aux nouveaux utilisateurs INFast depuis le 30 novembre 2020.

Que sont les documents dont la référence commencent par "RT" ?

Une référence de document qui commence par "RT" signifie "Référence Temporaire", ce qui veut dire que le document n'a pas encore de référence qui servira a l'identifier définitivement.

Vous pouvez retrouver des documents commençant par "RT" lorsque vous créez des documents au statut Brouillon ou lorsque vous utilisez INFast en mode hors-ligne, c'est à dire sans connexion Internet.

La numérotation des documents enregistrés au statut brouillon

Les documents enregistrés au statut Brouillon qui n'ont jamais reçu de référence définitive auront une référence commençant par "RT" comme par exemple "RT000042".

La numérotation des documents enregistrés en mode hors-ligne

Les documents enregistrés alors qu'INFast n'a pas accès à Internet auront également une référence qui commencera par "RT".

Contrairement aux documents qui ont toujours été enregistrés en brouillon et qui conservent une référence commençant par "RT", les documents créés en mode hors-ligne changent de référence dès que vous retrouvez un accès à Internet.

Vos documents créés en mode hors-ligne sont donc numérotés automatiquement selon le format que vous avez choisi dès que vous retrouvez une connexion Internet.

Les versions de documents

Pour répondre aux obligations réglementaires, les modifications d'un même document sont sauvegardées avec des numéros de versions.

À côté de chaque référence de document, vous trouverez le numéro de version :

Les versions précédentes d'un document sont disponibles dans l'historique du document.

Quelles sont les obligations pour la numérotation des factures ?

L'article 242 nonies A du Code Général des Impôts indique que le numéro des factures doit être "un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue".

Par ailleurs, ce même article précise : "la numérotation peut être établie dans ces conditions par séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de l'activité de l'assujetti le justifient".

Par exemple si vous changez de solution de facturation en cours d'exercice, vous pouvez avoir des séries de numéro distinctes.

Et si je veux ma propre référence de facture ?

Si vous souhaitez numéroter vous-même vos factures ou ajouter une référence, cliquez sur Référence interne et renseignez celle de votre choix :

Si vous indiquez une référence interne sur un devis, la référence interne sera recopiée sur la facture issue de la conversion du devis ainsi que sur les factures de situation.

Et si j'ai déjà numéroté des factures de façon différente ?

Si vous utilisiez auparavant un facturier ou un autre logiciel, vous avez sûrement commencé à utiliser une règle de numérotation différente.

Aucun problème ! Vous pouvez utiliser des séries distinctes de numérotation lorsque votre activité le justifie.
L'essentiel est de respecter une séquence chronologique et continue et de ne pas avoir deux factures d'une même année avec le même numéro.


Le format historique de numérotation

Jusqu'en avril 2019 il était possible d'utiliser une ancienne méthode de numérotation. Cette ancienne méthode de numérotation n'existe plus et a été remplacée par des nouveaux formats de numérotation.


Pour l'exemple, nous venons de créer la facture F2404B-001. Nous allons vous détailler la construction de ce numéro de facture.

F2404B-001
La première lettre est un "F" car c'est une facture. Pour les devis c'est un "D".

F2404B-001
Ici 24 correspond à l'année 2024 car nous avons créé le document en avril 2024. Avril étant le 4ème mois de l'année, on a ensuite 04.

F2404B-001
Chaque utilisateur INFast a une lettre qui lui est attribuée et qui est utilisée pour chaque document créé.

F2404B-001
Depuis le début du mois d'avril 2019, la facture F2404B-001 est la première que nous avons créé, donc c'est la 001.

Pour le mode hors-ligne, cette numérotation reprend les règles listées plus haut.

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