Chaque document créé dans INFast possède une référence unique qui est affichée en haut à droite des devis et factures et qui est toujours accompagné d'un numéro de version :

La référence des documents est créée selon le format de numérotation que vous utilisez.

Les différents formats de numérotation des documents

Lors de la création de votre premier document, vous avez choisi un format parmi les 4 formats suivant :

F-000001

Numéro simple sans remise à zéro

F2020-00001

Numéro avec année. Remise à zéro annuelle.

F202011-00001

Numéro avec année + mois. Remise à zéro mensuelle.

F202011-00001

Numéro avec année + mois. Remise à zéro annuelle.

Si vos documents ont un format de numérotation différent, il se peut que vous ayez utilisé le format historique de numérotation qui n'est plus proposé aux nouveaux utilisateurs INFast depuis le 30 novembre 2020.

Que sont les documents dont la référence commencent par "RT" ?

Une référence de document qui commence par "RT" signifie "Référence Temporaire", ce qui veut dire que le document n'a pas encore de référence qui servira a l'identifier définitivement.

Vous pouvez retrouver des documents commençant par "RT" lorsque vous créez des documents au statut Brouillon ou lorsque vous utilisez INFast en mode hors-ligne, c'est à dire sans connexion Internet.

Voici dans quels cas vous pouvez avoir des documents sans référence définitive :

La numérotation des documents enregistrés au statut brouillon

Les documents enregistrés au statut Brouillon qui n'ont jamais reçu de référence définitive auront une référence commençant par "RT" comme par exemple "RT000042".

La numérotation des documents enregistrés en mode hors-ligne

Les documents enregistrés alors qu'INFast n'a pas accès à Internet auront également une référence qui commencera par "RT".

Contrairement aux documents qui ont toujours été enregistrés en brouillon et qui conservent une référence commençant par "RT" tant qu'il n'auront pas été enregistrés une fois, les documents créés en mode hors-ligne changent de référence dès que vous retrouvez un accès à Internet.

Vos documents créés en mode hors-ligne sont donc numérotés automatiquement selon le format que vous avez choisi dès que vous retrouvez une connexion Internet.

Les versions de documents

Pour répondre aux obligations réglementaires, les modifications d'un même document sont sauvegardées avec des numéros de versions.

Sous la référence de chaque document, vous trouverez le numéro de version :

Les versions précédentes d'un document sont disponibles dans les documents intermédiaires.

Quelles sont les obligations pour la numérotation des factures ?

L'article 242 nonies A du Code Général des Impôts indique que le numéro des factures doit être "un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue".

Par ailleurs, ce même article précise : "la numérotation peut être établie dans ces conditions par séries distinctes lorsque les conditions d'exercice de l'activité de l'assujetti le justifient".

Par exemple si vous changez de solution de facturation en cours d'exercice, vous pouvez avoir des séries de numéro distinctes.

Et si je veux ma propre référence de facture ?

Si vous souhaitez numéroter vous-même vos factures ou ajouter une référence, cliquez sur le numéro et renseignez la référence interne de votre choix :

Si vous indiquez une référence interne sur un devis, la référence interne sera recopiée sur la facture issue de la conversion du devis ainsi que sur les factures de situation.

Et si j'ai déjà numéroté des factures de façon différente ?

Si vous utilisiez auparavant un facturier ou un autre logiciel, vous avez sûrement commencé à utiliser une règle de numérotation différente.

Aucun problème ! Vous pouvez utiliser des séries distinctes de numérotation lorsque votre activité le justifie.
L'essentiel est de respecter une séquence chronologique et continue et de ne pas avoir deux factures d'une même année avec le même numéro.


Le format historique de numérotation

A l'heure où la première version de cet article fut écrite, nous venions de créer la facture F1904B-030. Nous allons vous détailler la construction de ce numéro de facture.

Les éléments du numéro de la facture

F1904B-030
La première lettre est un "F" car c'est une facture. Pour les devis c'est un "D".

F1904B-030
Ici 19 correspond à l'année 2019 car nous avons créé le document en avril 2019. Avril étant le 4ème mois de l'année, on a ensuite 04.

F1904B-030
Chaque utilisateur INFast a une lettre qui lui est attribuée et qui est utilisée pour chaque document créé.

F1904B-030
Depuis le début du mois d'avril 2019, la facture F1904B-030 est la 30ème que nous avons créé, donc c'est la 030.

Oui, mais "DRAFT" c'est quoi ?

Même si INTIA est une société basée en France, nous raisonnons souvent en anglais et "DRAFT" traduit en français veut dire "BROUILLON". Si votre document a la mention "DRAFT" dans son numéro, c'est qu'il s'agit d'un document brouillon, c'est à dire pas encore validé.

Les numéros des factures créées en mode déconnecté

INFast fonctionnant en mode hors-ligne, vous pouvez créer des factures et devis sans connexion Internet. Par exemple, si vous facturez un client en déplacement, la facture aura une lettre supplémentaire placée entre votre lettre utilisateur et le numéro : F1904B-D-001

Dans cet exemple "D" identifie la tablette, l'ordinateur ou le smartphone que vous avez utilisé sans connexion à internet.

Ainsi les documents créés en mode hors-ligne ont des numéros spécifiques et chaque appareil utilisant INFast aura une lettre attribuée ainsi que son propre compteur de documents. La lettre ajoutée peut donc être n'importe quelle lettre de l'alphabet.

Les numéros des factures créées par les clients

Vos clients peuvent accepter ou refuser votre devis lorsqu'ils le reçoivent par e-mail.
Si des conditions d'acompte sont précisées sur le devis, la facture d'acompte est automatiquement créée. Comme ce n'est pas vous mais votre client qui a généré la facture d'acompte, la numérotation est alors différente puisque la lettre utilisateur n'apparaît pas.

Avec le paiement en ligne par CB le client peut ensuite régler la facture d'acompte.

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