Un client tarde à régler une de vos factures ? Vous souhaitez assurer une bonne trésorerie à votre entreprise ? Adoptez les relances par e-mail !
Des modèles de relance adaptés au contexte
Lors de l'envoi d'un document par e-mail, vous pouvez sélectionner un des modèles suggérés :
Standard - Message du premier envoi d'un devis ou d'une facture
Prérelance - Message courtois à envoyer quand la date d'échéance du devis ou de la facture approche
Relance 1 - Premier e-mail de relance
Relance 2 - Second e-mail de relance, plus ferme, envoyé si une première relance à déjà été faite et si le délai de retard pour la relance 2 est dépassé.
En fonction de la date d'échéance de la facture, un des messages vous est proposé par défaut. Vous pouvez cependant choisir le modèle que vous voulez utiliser. Les modèles d'e-mails sont personnalisables. Pour en savoir plus sur les modèles, regardez cet article.
Relancer plusieurs documents en une seule fois
Pour faire plusieurs relances d'un coup, cochez les documents souhaités puis cliquez sur "Envoyer X e-mails" :
Après un message de confirmation, les e-mails appropriés seront automatiquement envoyés à vos clients.
Assurez-vous que l'adresse e-mail soit correcte sur les documents. Si ce n'est pas le cas, mettez à jour l'adresse e-mail au niveau du client et modifiez les factures en conséquence.
La relance des devis
Enfin, vous pouvez relancer vos devis en attente avec la Prérelance que vous pouvez également personnaliser le délai et le contenu des e-mails.
Après la 2ème relance, la mise en demeure
Si vous avez déjà relancé deux fois une facture impayée et que votre client n'a pas réagit, l'étape suivante est la mise en demeure.
Téléchargez et complétez notre modèle de lettre de mise en demeure, puis envoyez-la en lettre recommandée avec accusé de réception.
En complément, n'hésitez pas à lire cet article et vous faire accompagner par un avocat.
La relance par voie postale
Vous pouvez également envoyer vos relances par courrier.
Dans ce cas, vous pouvez imprimer votre facture. Vous copiez ensuite le texte de pré-relance ou relance (voir les modèles d'e-mails) dans un document à côté (Word par exemple).
Il vous reste simplement à imprimer ce document puis le mettre avec la facture dans une enveloppe !
