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Retrouvez rapidement les devis et factures de votre entreprise
Retrouvez rapidement les devis et factures de votre entreprise

Pour vendre efficacement, vous devez retrouver facilement vos devis et factures. Apprenez comment organiser vos documents simplement.

Alexandre Léglise avatar
Écrit par Alexandre Léglise
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Retrouvez tous vos documents

Depuis le menu Documents, vous pouvez retrouver l'intégralité des devis et factures que votre entreprise a produite. 

Le champ de recherche

Le champ de recherche permet de trouver un document à partir :

  • du nom du client

  • de la référence du client

  • du SIRET du client

  • des coordonnées du client (e-mail, téléphone, adresse, ...)

  • du nom du contact

  • du rôle du contact

  • des coordonnées du contact (e-mail, téléphone, adresse, ...)

  • des totaux HT & TTC du document

  • de la date d’émission du document

  • de la référence, de la référence interne ou du titre du document

  • de la référence du devis initial dans le cas d'une facture (⚠ Cela ne fonctionne que pour les factures créées à partir du 14/05/2020)

Le texte recherché doit contenir au moins 3 lettres.

Les types de documents

Retrouvez vos devis

Pour retrouver vos devis, accédez aux documents et choisissez d'afficher uniquement les documents de type "Devis" :

⚠️ Dès que vous convertissez un devis en facture ou en facture de situation, le devis n'est plus affiché dans la liste des documents. Vous le retrouvez alors dans les documents intermédiaires de la facture issue de la conversion.

🔎 Si vous tapez la référence d'un devis converti en facture dans le champ de recherche, la facture issue du devis sera alors affichée et vous pourrez retrouver le devis dans les documents intermédiaires.

Retrouvez vos factures

C'est le même principe pour les factures et les devis. Sélectionnez le type "Facture" pour n'afficher que les factures :

Les factures qui ont été remplacées par une version plus récente (version 1.0, 1.1, 1.2 etc.) sont visibles dans les documents intermédiaires.

Retrouvez vos documents selon leurs états

Il existe 7 états pour les documents que vous pouvez sélectionner en un clic :  

Retrouvez vos devis et factures au statut brouillon

Sélectionnez l'état "Brouillon" pour n'afficher que les documents brouillons :

Retrouvez les documents qui arrivent à échéance 

Les documents qui arrivent à échéance sont ceux qui ont dépassé la date de pré-relance définie dans la Configuration des relances mais n'ont pas encore atteint la date d'échéance définie lors de l'émission de la facture ou du devis.

Sélectionnez l'état "Arrive à échéance" pour n'afficher que les documents qui arrivent à échéance.
Pour en savoir plus sur la modification de ce délai, vous pouvez regarder l'article Personnalisez vos e-mails d'envoi de documents et les délais de relance.

Retrouvez les documents aux autres statuts

Pour rechercher les documents qui ont les états : "En cours", "En retard", "Refusé", "Accepté", "Annulé" et "Payée". Il faut suivre le même principe que pour les états précédents : sélectionnez l'état souhaité pour n'afficher que les documents de cet état.

  • "Accepté" :  permet d'afficher les devis acceptés par les clients.

  • "Refusé" : permet d'afficher les devis refusés par les clients.

  • "Payée" : permet d'afficher les factures payées, remboursées et également les factures d'avoir qui annulent partiellement ou complètement d'autres factures.

  • "Annulé" : permet d'afficher les devis annulés ainsi que les factures annulées par des factures d'avoir.  

  • Le reste des états sont communs pour tous les documents

Retrouvez vos documents intermédiaires

Pour retrouver vos documents intermédiaires (devis convertis en factures ou versions précédentes de documents), sélectionnez un document et regardez le panneau de droite :

En sélectionnant un document intermédiaire, le panneau de droite affichera les détails du document intermédiaire et vous pourrez également l'ouvrir pour le consulter.

Trier vos documents

Vous pouvez changer l'ordre des documents en cliquant sur les noms des colonnes soulignées :

Attention : lorsque vous triez les documents, les filtres de de type et de statut de documents déjà sélectionnés continuent à s'appliquer.

Trouvez vos devis et factures depuis le tableau de bord

Enfin, le moyen le plus simple d’accéder à vos documents en vous concentrant sur l'essentiel, est d'utiliser votre tableau de bord personnalisé :


Astuce : Depuis vos documents, en sélectionnant simplement un document, vous pouvez aussi directement Dupliquer, Envoyer par e-mail ou Exporter un PDF :

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