Aujourd'hui, nombreux sont les clients qui préfèrent recevoir des documents électroniques par e-mails. Par ailleurs, d'ici quelques années l'envoi de factures électroniques entre professionnels sera obligatoire.
Envoyer un devis ou une facture en un clic
Pour envoyer vos devis et factures depuis INFast, enregistrez une ou plusieurs adresses e-mail dans la fiche client.
Cliquez ensuite sur le bouton "Envoyer par e-mail" disponible quand vous sélectionnez un document depuis le menu Documents ou depuis une fiche client :
Vous pouvez ensuite modifier les destinataires, le texte par défaut et éventuellement les expéditeurs et les pièces-jointes :
Modifier l'adresse e-mail d’expédition
Vous pouvez modifier l'expéditeur en sélectionnant l'adresse e-mail d'un autre utilisateur de votre compte INFast ou l'adresse e-mail de votre entreprise.
Par défaut, INFast vous proposera le dernier expéditeur utilisé.
Les e-mails ainsi envoyés sont reçus par vos clients comme si c'était vous qui les envoyiez
Sélectionner les adresses e-mails préenregistrées
INFast vous permet de mettre en destinataire ou en copie différentes adresses e-mails préenregistrées :
les utilisateurs du compte INFast,
l'adresse de votre entreprise,
le client,
les contacts enregistrés dans la fiche client.
Dans le champs "À" ou "Copie à", tapez les premières lettres du destinataire et sélectionnez l'adresse e-mail dans le menu déroulant.
Envoyer les e-mails depuis vos propres serveurs de messagerie
Si vous souhaitez que les e-mails passent réellement sur vos propres serveurs d'e-mailing c'est possible avec l'option d'envoi d'e-mails depuis votre messagerie. Dans ce cas, le choix de l'expéditeur n'est pas possible.
Envoyer plusieurs documents en un clic
En cochant plusieurs documents depuis le menu Documents et en appuyant sur "Envoyer les e-mails", tous les documents sélectionnés seront envoyés à vos clients :
Pour envoyer plusieurs documents en une seule fois, comme pour relancer vos clients, assurez-vous que l'adresse e-mail soit correcte sur les documents. Si ce n'est pas le cas, mettez à jour l'adresse e-mail au niveau du client et modifiez chaque facture en conséquence.
Suivre le statut d'ouverture d'un mail envoyé
Une fois le document envoyé par e-mail, un avion en papier est indiqué lorsque le document est envoyé et une lettre ouverte apparait lorsque le client a ouvert le mail.
Pour afficher plus de détails, il suffit de passer votre souris à droite du total comme ici :
Vous retrouvez le suivi de ces informations dans l'historique d'e-mails :
Le suivi de l'ouverture se fait pour le client. Si vous êtes en copie de l'envoi, vous pouvez ouvrir l'e-mail sans crainte ! Cela n'aura pas d'effet sur le statut de lecture qui concerne uniquement le client.